Pagamenti tracciabili per le trasferte dei lavoratori

Pagamento con mezzi tracciabili richiesto anche per dedurre le spese di rappresentanza

A partire dal 1° gennaio 2025, la Legge di Bilancio (L.207 del 30/12/2024, art.1 commi 81-82) introduce nuove regole per il rimborso analitico delle spese di trasferta al di fuori del comune della sede di lavoro sostenute dai lavoratori dipendenti e dai collaboratori con redditi assimilati (come gli amministratori) e per la deducibilità delle spese di rappresentanza.

Spese di trasferta per vitto, alloggio e taxi o noleggio con conducente
Se il rimborso riguarda vitto, alloggio o trasporti effettuati mediante taxi o noleggio con conducente (autoservizi pubblici non di linea) e il pagamento avviene in contanti (quindi senza l’uso di strumenti tracciabili come Bancomat e altre carte di debito, credito, prepagate, bonifici o assegni), sono previste le seguenti conseguenze:
• per il lavoratore o collaboratore, l'importo rimborsato è considerato reddito soggetto a tassazione e contribuzione;
• per il datore di lavoro, la spesa non è deducibile ai fini delle imposte dirette e dell'Irap.

Per tale ragione, per evitare la tassazione del rimborso e permettere la deducibilità del relativo costo, il lavoratore o collaboratore deve fornire al datore di lavoro non solo i documenti giustificativi della spesa (fatture o scontrini), ma anche la prova del pagamento tracciabile. Ad esempio:

• copia della ricevuta del POS per pagamenti con carte di credito, debito o prepagate;
• copia della contabile del bonifico per pagamenti via banca.

Restano escluse da questa nuova normativa le seguenti spese:

• biglietti per treni, aerei, metropolitane e autobus di linea;
• rimborsi chilometrici;
• spese di parcheggio.

Tracciabilità dei pagamenti richiesta anche per la deducibilità delle spese di rappresentanza

Anche le spese di rappresentanza restano deducibili dal reddito d'impresa e dalla base imponibile IRAP solo se vengono pagate con strumenti tracciabili (fermi restando criteri e limiti stabiliti dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle finanze del 19/11/2008).